Documentbeheer
Een document managementsysteem is een computersysteem om documenten op elektronische wijze te traceren en op te slaan. Het wordt vooral toegepast bij organisaties die veel documenten moeten verwerken zoals verzekeraars en overheidsdiensten. Een document managementsysteem regelt de creatie, vastlegging, raadpleging, wijziging en routering van elektronische documenten zoals Word en Excel bestanden maar ook gescande documenten, foto’s, facturen en afbeeldingen.
Voordelen
- Efficiënter documentbeheer door gestroomlijnde processen, snelle toegang to informatie en sneller en eenvoudiger beheer van informatie.
- Kostenreductie door besparing op arbeid en opslagkosten, besparing op printen, kopiëren en verzenden van documenten en een lagere foutkans in operationele processen
- Betere samenwerking doordat kennis beter gedeeld kan worden, wijzigingen in documenten snel beschikbaar zijn voor alle betrokkenen
- Betere kwaliteit omdat er een zorgvuldige opslag en registratie van documenten plaatsvindt en er altijd kan worden nagegaan wat er met een document is gebeurd en door wie er wijzigingen zijn doorgevoerd.
